igus GmbH:s arbetsordning

för klagomålsförfarandet i enlighet med den tyska lagen om tillbörlig aktsamhet i leveranskedjan (LkSG)

Version I, status 2024-01-01

1. Klagomålsförfarandets mål och omfattning

igus GmbH:s klagomålsförfarande ger alla potentiellt berörda personer möjlighet att rapportera risker och överträdelser avseende mänskliga rättigheter och miljöföreskrifter, som har förorsakats till följd av igus GmbH:s ekonomiska aktiviteter inom det egna affärsområdet eller inom affärsområdet för en leverantör längs hela leveranskedjan.

igus tar kraven i LkSG på stort allvar och vårt mål är att i ett tidigt skede identifiera potentiella missförhållanden i leveranskedjan och vidta lämpliga åtgärder.

Detta uppnår igus i synnerhet genom att vi möjliggör att information om möjliga överträdelser i samband med LkSG rapporteras till oss och genom att vi undersöker dem konsekvent.

Via det klagomålsförfarande som igus har inrättat, kan alla anställda och personer i vår leveranskedja rapportera risker eller överträdelser avseende mänskliga rättigheter och miljöföreskrifter till igus.

Det säkerställs att rapporten kan lämnas in anonymt och konfidentiellt. På så sätt har igus möjlighet att upptäcka risker på ett tidigt stadium och i bästa fall lösa dem innan människor eller miljön skadas.

2. Förfarande för rapportering av information/överträdelser

Det finns olika interna kanaler för rapportering av missförhållanden (t.ex. rapportering till överordnade eller arbetstagarrepresentanter) och igus visselblåsarsystem är tillgängligt såväl för intern som för extern rapportering. Det kan användas utan begränsningar av vem som helst i vår leveranskedja.

Via vårt online-rapporteringssystem (reporting-channel.com) kan överträdelser anmälas över hela världen, dygnet runt, på olika språk och kostnadsfritt med bara några få klick.

Vid rapportering av missförhållanden bör fokus ligga på risker och överträdelser avseende mänskliga rättigheter och miljöförpliktelser i den mening som nämns i 2 § andra och tredje stycket § LkSG (den tyska lagen om tillbörlig aktsamhet i leveranskedjan).

Förbuden när det gäller mänskliga rättigheter omfattar i synnerhet:

• Barnarbete (i regel är det förbjudet att anställa barn under 15 år)
• Tvångsarbete
• Slaveri, sexuellt utnyttjande
• Underlåtenhet att följa arbetarskyddsbestämmelser enligt gällande lagar på anställningsorten
• Innehållande av skälig lön
• Användning av tortyr eller förnedrande behandling
• Föreningsfrihet
• Handling eller underlåtenhet som kan skada en skyddad rättslig ställning på ett särskilt allvarligt sätt och vars olaglighet är uppenbar.

Förbuden angående miljön omfattar i synnerhet:

• Förbud mot tillverkning av föreningar som innehåller kvicksilver
• Förbud mot felaktig hantering av kvicksilveravfall
• Förbud mot tillverkning och användning av vissa kemikalier och långlivade organiska föroreningar
• Förbud mot icke miljövänlig hantering, insamling, lagring och omhändertagande av avfall
• Förorening av mark, vatten, luft och överdrivet hög vattenförbrukning
• Handling eller underlåtenhet som kan skada en skyddad rättslig ställning på ett särskilt allvarligt sätt och vars olaglighet är uppenbar.

3. Mottagande och första bedömningen av rapporter

Som en del av den inledande bedömningen fastställer HR-avdelningen om rapporten är relevant för risker eller överträdelser avseende mänskliga rättigheter eller miljöföreskrifter och om den lämnade rapporten är korrekt. Därpå följer en riskbedömning av möjliga konsekvenser, exempelvis med hjälp av en riskmatris.

Visselblåsaren får snabbt bekräftelse på att informationen har registrerats. Dessutom erhåller visselblåsaren statusrapporter om varje processteg och om det slutliga resultatet via portalen i en skyddad miljö.

4. Undersökningsförfarande

Om relevansen och den ursprungliga misstanken bekräftas, inleder vi snarast möjligt en intern undersökning för att reda ut sakförhållandet. Anmälan undersöks i detalj.

5. Genomförande av nödvändiga åtgärder.

När undersökningen har slutförts, kontrollerar igus om det krävs åtgärder för att eliminera, minimera eller förhindra överträdelsen i framtiden. För detta ändamål analyserar vi det specifika behovet av förändring och förbättring. I denna analys ingår också att vi tar hänsyn till förväntningarna hos den grupp av människor som berörs av överträdelsen. Nödvändiga åtgärder kan vara rent interna åtgärder inom vårt affärsområde, t.ex. processjusteringar, nya riktlinjer eller förbättrade utbildningskoncept. Men även åtgärder tillsammans med och gentemot tredje part kan vara nödvändiga. Genomförandet av åtgärderna följs upp på ett lämpligt sätt och deras effektivitet granskas noggrant i detalj i små processteg.

6. Dokumentation

Alla anmälningar, undersökningsaktiviteter samt resultat av undersökningen dokumenteras och arkiveras på bestämda platser. De lagras i enlighet med tillämpliga rättsliga krav och dataskyddsrättsliga frister. Visnings- och åtkomsträttigheterna är strikt reglerade. Om det krävs enligt lag informerar vi dessutom alla berörda om de genomförda undersökningarna och om de personuppgifter som behandlas i detta sammanhang.

7. Riskanalys och rapportering

Resultaten från behandlingen av anmälningarna beaktas i riskanalysen. En årlig rapport framställs och offentliggörs om antalet anmälningar och hanteringen av dem. Dessutom lämnas ad hoc-meddelanden/-rapporter till företagsledningen.

8. Effektivitetsgranskning

Vi granskar alla ovannämnda system och processer som ingår i vårt klagomålsförfarande på ad hoc-basis, dock minst en gång om året.

9. Skydd av visselblåsare

Upplysningar om eventuella risker och överträdelser avseende mänskliga rättigheter och miljöförpliktelser är av stort värde för igus och vår leveranskedja.

Därför är det möjligt att föra en anonym kommunikation under hela klagomålsförfarandet. Den anonyma kommunikationens konfidentialitet är säkerställd hela tiden. IP-adressen loggas inte. Följande förfaranden har införts för det tekniska skyddet av visselblåsaren:

• Transportkryptering: Alla data som lagras i databaserna för visselblåsningssystemet (reporting-channel.com) krypteras.
• Regelbaserade raderingsrutiner stöder den dataskyddskompatibla raderingen.
• I regelbundna IT-säkerhetsgranskningar kontrolleras systemsäkerheten.

En anmälan till igus klagomålsförfarande medför inga negativa konsekvenser för visselblåsaren. En konfidentiell kommunikation är hela tiden säkerställd (se punkt 3) och garanteras även internt genom lämpliga åtgärder.

10. Kontakt

Om du har kommentarer eller synpunkter på vårt klagomålsförfarande, kontakta då gärna vår HR-avdelning på telefonnumret +49 2203/9639 - 151.